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quarta-feira, 10 de agosto de 2011

4 lições para implantações suaves de tecnologia em PMEs PMEs que sofrem com tecnologia de baixo desempenho podem se beneficiar com esses quatro princípios para gerenciamento de máquinas e aplicativos


crédito: thinkstock
Interrompa-me se isso soar familiar: sua empresa gasta uma fortuna significante do orçamento em uma tecnologia X para resolver uma necessidade Y do negócio. Em algumas semanas – senão, dias – após a implantação inicial, usuários começam a reclamar: “Isso não funciona. É lento demais. É difícil demais. Não serve para o que eu preciso. Por que faz isso, mas não faz aquilo? Não gostei. Podemos trocar?”.
De repente, a TI está em dilema: largar mão e aceitar o prejuízo? Isso envolve prejuízos e mais gastos – já que teremos um ciclo de tecnologia ineficiente para pequenas e médias empresas. Mas se os usuários não conseguirem trabalhar com elas, no final das contas, também não serve para nada.
Douglas Brown, gerente acadêmico de programas do MBA da Universidade Post, sugere uma mudança de estratégia que pode ajudar: empresas menores teriam mais sucesso se introduzissem novas tecnologias de forma parecida com a apresentação de novos funcionários. Ele aponta para o fato de que, normalmente, existe um período de adaptação e aprendizado para novos funcionários – o processo de “embarcar” na empresa – que, geralmente, começa na fase de pré-contratação e dura pelos primeiros 90 dias no trabalho. O mesmo nem sempre acontece com novas tecnologias. “Esses 90 dias se transformam em nove minutos”, comentou Brown em entrevista. “As pessoas acham que é só ligar um botão e a tecnologia acontece.”
Esse pode ser um erro crítico. Pensar em um processo de implantação de nova tecnologia pode ser uma benção para seu negócio, potencialmente estendendo o clico de vida e reduzindo gastos, maximizando ROI e resultando em usuários finais mais eficientes e satisfeitos. Tudo isso significa que a TI sai ganhando.
Brown, que também é diretor do Institute for Entrepreneurship & Innovation, da Universidade Post, disse que começou a considerar a abordagem humana para tecnologia após moderar uma mesa no Connecticut Business Expo, sobre como PMEs podem maximizar investimentos em tecnologia. A ideia de “contratar” tecnologia como se contrata funcionários surgiu entre os participantes Dave Rubino, diretor de gestão da AFG, e Bill Abram, fundador e presidente da Pragmatix, durante um debate sobre como estender ciclo de vida de tecnologias. Como fazê-lo? Considere esses quatro princípios baseados em pessoas para abordar tecnologia.
1. Mude a mentalidade corporativa. Brown destaca que recursos humanos tendem a levar muito mais tempo para aprender, se adaptar e crescer em uma organização. “Você tende a ter muito mais paciência com pessoas do que com seu PC”, compara. Os negócios geralmente esperam que plataformas de tecnologia alcancem o melhor desempenho como num passe de mágica. “Enquanto estiver pensando sobre um problema que tenta resolver com tecnologia, seja realista sobre o que pode ser alcançado, quando será alcançado e qual o nível de suporte necessário para chegar lá”, ensina Brown. “Donos de pequenas empresas reconhecem que, ao contratarem alguém, esse funcionário não conhecerá todo o negócio no primeiro dia.”
2. Descreva tarefas. Você já escreve exigências técnicas; Brown aconselha a escrever uma descrição de tarefa separada para tecnologia. Considere isso uma forma complementar para ajudar todos na empresa (por exemplo, deve ser escrito para um público não-técnico). Pense em quem, o que, quando, por que e como das aquisições de tecnologia, além das exigências fundamentais. Para isso, a descrição das tarefas deve especificar como uma determinada tecnologia deve interagir com as pessoas e os processos, não apenas em como será integrada com outros sistemas. “Não pode ficar restrita às funções da tecnologia”, avisa, lembrando que descrições de tarefas, mesmo para o pessoal mais técnico, quase sempre inclui características pessoais dentro do contexto da organização.
3. Espere que as pessoas resistam às mudanças. Uma coisa que donos de PMEs, gerentes de projetos e outros profissionais de TI provavelmente irão compreender: não espere que todos recebam as mudanças de braços abertos. Da mesma forma como se considera questões culturais ao contratar novos funcionários, considere, também, para tecnologia. “Tente encontrar maneiras de convencê-los, para que não gaste tempo e dinheiro e depois não compreenda porque não está tendo os benefícios da produtividade”, explica Brown. “Geralmente, é porque tudo o que os funcionários fizeram foi adaptar a nova tecnologia para o que a antiga já fazia.”
4. Desenvolva e avalie desempenho. Brown defende dividir a estratégia para desenvolver e avaliar o desempenho da tecnologia além de tempo de atividade, bugs e chamadas ao help desk. Ele lista, como exemplo, questões do tipo: “Como está a tecnologia em relação às expectativas? As expectativas estão de acordo? O que precisamos fazer, como empresa, para que a tecnologia continuar eficiente?”
Brown lembra que muitas PMEs – especialmente as médias – têm documentos de gestão por objetivo, ou algo parecido, que lista fatores de êxito e as medidas de benchmark correspondentes. “Essa mesma disciplina deve ser aplicada a orçamento de tecnologia”, disse. “É necessário que exista uma estratégia para poder real de usuário dentro da organização, mas também um processo de revisão regular para ver como está a tecnologia, como se faz com funcionários.”
O ato de desenvolver e avaliar talvez seja a melhor ponte entre tecnologia e pessoa – para fazer bem feito, de acordo com Brown, é necessário olhar, com honestidade, para os fatores humanos e não humanos essenciais para o bom funcionamento do negócio.
“Se não tiver um bom processo, tecnologia não vai consertá-lo – apenas tornar um mau processo muito mais rápido”, disse Brown. “PMEs vivem o momento, tão preocupadas com cada detalhe, que, às vezes, parece difícil distanciar a visão, olhar para o quadro geral e dizer: O que isso deveria resolver e como minha organização precisa se adaptar para aproveitar essa tecnologia ao máximo?”
Ainda assim, como tecnologia e com pessoas, às vezes as coisas simplesmente não funcionam.

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